برای بسیاری از SMB ها، Intuit QuickBooks معمولاً اولین انتخاب برای نرم افزارهای مالی در روزهای اولیه سازمان است – و دلیل خوبی هم دارد. QuickBooks به خوبی شناخته شده است و استفاده از آن بسیار آسان است و عملکردهای اساسی را ارائه می دهد که تقریباً هر کسب و کاری می تواند برای شروع استفاده کند. متأسفانه، تقریباً هر تجارت در حال رشد به زودی متوجه می شود که ارزش اولیه نرم افزار به زودی توسط محدودیت ها و مصالحه ها سبقت می گیرد. در اینجا پنج محدودیت وجود دارد که مدیران مالی به دنبال جایگزینی هستند.
1. اتکای بیش از حد به صفحات گسترده برای پشتیبانی از فرآیندهای مالی و گزارش
پس از گذراندن بیش از یک هفته در صفحات گسترده، متوجه شدیم که در نحوه شناسایی درآمد در سه سال گذشته دچار خطای محاسباتی شده ایم؟ امیدواریم که نه – اما بسیاری از سازمان ها به طور طبیعی و تدریجی الزامات حسابداری پیچیده ای را توسعه می دهند (مانند شناسایی درآمد و ادغام چندین کسب و کار). و اگر QuickBooks پایه مالی باشد، اغلب به معنای راه‌حل‌های دست و پا گیر است زیرا QuickBooks قابلیت‌های داخلی را برای این فرآیندهای پیچیده فراهم نمی‌کند. • آیا داده ها را به چندین صفحه گسترده صادر می کنید؟ • آیا هر ماه مدخل های مجله اضافی ایجاد می کنید؟ • آیا برنامه های کاربردی خود را برای ثبت درآمد یا هزینه های خارج از QuickBooks ایجاد کرده اید؟ این تصمیمات منجر به خطاهای ورودی، داده های نادرست یا قدیمی، ناکارآمدی فرآیند، اتلاف زمان و منابع و عدم کنترل و انطباق می شود.
2.ورود بیش از حد دستی داده ها و ورود مجدد
چگونه می توانم داده های سفارش مشتری را به QuickBooks وارد کنم؟ من در حال حاضر ساعت‌های زیادی را صرف ایجاد صورت‌حساب‌ها در QuickBooks می‌کنم، و باید راه بهتری وجود داشته باشد که QuickBooks را با سایر برنامه‌های تجاری کلیدی ادغام نمی‌کند و در عوض سیستم‌ها را به‌صورت دستی ادغام می‌کنند (فکر کنید: فایل‌های مسطح، CSV dump و.» ورود مجدد). این ممکن است زمانی که حجم ها کم باشد کافی باشد. اما از هر کسی که با این راه‌حل‌ها مواجه شده است، بپرسید، خواهید دید که با رشد یک کسب‌وکار، این یک قاتل واقعی بهره‌وری است. چه کسی زمان دارد که به صورت دستی داده هایی را که قبلاً در جای دیگری ثبت شده اند، وارد کرده و تأیید کند؟ این ادغام‌های دستی به‌جای خودکارسازی کسب‌وکارتان، دعوت‌کننده‌ای به خطاها و اتلاف وقت هستند.
3. دسترسی محدود به گزارش ها و اطلاعات برای هدایت تصمیم گیری
Sage Intacct به ما این امکان را می‌دهد که به‌جای تلاش مداوم برای پیگیری درخواست‌های دریافتی برای داده‌ها و گزارش‌های خاص، اطلاعات مالی را به‌موقع گزارش کنیم و مطمئن باشیم که می‌توانیم به راحتی به هر درخواست جدید پاسخ دهیم. مشاهده بی‌درنگ معیارهای کسب‌وکار برای تصمیم‌گیری‌های به موقع که بهره‌وری را افزایش می‌دهد، ضروری است. QuickBooks گزارش‌های خارج از جعبه و بدون داشبورد ارائه می‌دهد، بنابراین دید شما محدود است و اغلب مجبور می‌شوید بر اساس داده‌های قدیمی تصمیم بگیرید. با استفاده از یک سیستم مالی که شامل یک دفتر کل چند بعدی و یک گزارش نویس است، می توانید تجزیه و تحلیل خود را متحول کنید و به شریکی استراتژیک تبدیل شوید که بینش هایی را ایجاد می کند که به سؤالات بزرگتر پیش روی مدیریت پاسخ می دهد.
4. مشکلات در انطباق با الزامات تجاری جدید
“QuickBooks مدام خراب می شود و من تمام داده های حقوق و دستمزد خود را از دست می دهم. من برای وارد کردن مجدد داده‌های 350 کارمند ساعتی وقت ندارم…» ممکن است تعدادی از نشانه‌های کلاسیک را دیده باشید که نشان می‌دهد از QuickBooks پیشی گرفته‌اید. این منوها و صفحه‌ها – که قبلاً بسیار سریع و پاسخگو بودند – اکنون با تأخیرهای طولانی روبرو هستند زیرا سیستم در تلاش است تا با حجم داده‌ها و شدت محاسبات هماهنگی داشته باشد. چاپ یک گزارش برای همیشه زمان می برد. و به نظر می رسد پرس و جوها چراغ ها را کمرنگ می کند. این محدودیت بحرانی در بهترین حالت خطرناک است. ممکن است شما را مجبور کند که به طور دوره ای QuickBooks را خاموش کنید – فقط برای نگهداری فایل های داده. در بدترین حالت، شما به نتایج بالقوه فاجعه‌بار نگاه می‌کنید: خرابی سیستم و از دست دادن داده‌های مهم. این راهی برای راه اندازی کسب و کار نیست.
5. کنترل ناکافی بر فرآیندهای مالی
“خطاهای ناشی از فرآیندهای دستی و عدم کنترل منجر به بازپرداخت 180000 دلاری نادرست در یک دوره شش ماهه شد.”
فرآیند دستی یک واقعیت واقعی در QuickBooks است. متأسفانه، احتمال تکرار داده‌ها و خطاهای ورود داده‌ها را افزایش می‌دهند و دستیابی به یک نمای مالی یکپارچه و بلادرنگ از عملیات یکپارچه شرکت را دشوار می‌سازند. با وجود محبوبیت آن به عنوان یک برنامه تجاری برای مشاغل کوچک، QuickBooks به سادگی برای سازمان های در حال رشدی که به عملکردهای پیشرفته برای مدیریت فرآیندهای پیچیده نیاز دارند، طراحی نشده است. موج بعدی فناوری مدیریت مالی ما به بسیاری از کسب‌وکارها کمک کرده‌ایم تا از QuickBooks به Sage Intacct تغییر کنند. شرکت‌ها اکنون از داده‌ها و فرآیندهای بی‌درنگ، گزارش‌دهی انعطاف‌پذیر و داشبوردهای مبتنی بر نقش لذت می‌برند. ما به سازمان‌ها کمک کرده‌ایم بهره‌وری را از طریق اتوماسیون حسابداری، یکپارچه‌سازی گسترده و گردش‌های کاری تعریف‌شده توسط کاربر افزایش دهند. و این شرکت‌ها می‌توانند با Sage Intacct مقیاس‌پذیری کنند – با رشد کسب‌وکارشان، می‌توانند حجم تراکنش‌ها را افزایش دهند و به راحتی نهادهای جدید اضافه کنند. اگر می خواهید Sage Intacct را به عنوان راه حل حسابداری مالی آینده خود بررسی کنید، با ما تماس بگیرید یا به ما ایمیل بزنید.
اگر می خواهید نرم افزار را ببینید – برای یک نسخه ی نمایشی سریع روزانه به ما بپیوندید.